--> --> --> --> --> --> --> -->

الأخبار:
اللائحة التنظيمية للشركة القابضة وشركاتها التابعة

مكتب رئيس مجلس الإدارة

الهدف

تنظيم وإدارة مكتب رئيس مجلس الإدارة ومساعدة رئيس مجلس الإدارة فى الأعمال الروتينية والتأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا.

المسئولية

  • تحديد و صياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب رئيس مجلس الإدارة بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية
  • التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية لتحقيق هذه الأهداف بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية
  • تقديم النصائح و المشورة و الرأى السديد لأفراد السكرتارية التنفيذية و أفراد العمل بمكتب رئيس مجلس الإدارة
  • المشاركة فى صياغة إجراءات إدارة مكتب الإدارة العليا و السكرتارية التنفيذية للإدارة العليا بالتعاون مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط و توكيد الجودة
  • إستقبال زوار رئيس مجلس الإدارة و الترحيب بهم سواء داخل أو خارج الشركة
  • مراجعة و إعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاصة برئيس مجلس الإدارة
  • مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة رئيس مجلس الإدارة قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير
  • التأكد من حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب رئيس مجلس الإدارة بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
  • مراجعة أعمال إستلام البريد و الفاكس الوارد و عرضه على المسئول و فهرسة هذه المستندات
  • مراجعة أعمال إستلام و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بمكتب رئيس مجلس الإدارة و فهرسة هذه الرسائل
  • مراجعة أعمال تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب رئيس مجلس الإدارة و فهرسة الفاكسات الصادرة
  • حضور جميع الإجتماعات و الجلسات التى يكون رئيس مجلس الإدارة طرفاً فيها
  • مراجعة التحضير للإجتماعات الخاصة رئيس مجلس الإدارة و تنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع
  • مساعدة رئيس مجلس الإدارة فى جميع أعماله غير المدرجة بناءاً على طلبه الشخصى
  • مراجعة تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على رئيس مجلس الإدارة و متابعة قرار رئيس مجلس الإدارة بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
  • التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب رئيس مجلس الإدارة
  • التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية لمكتب رئيس مجلس الإدارة و أفراد العمل بمكتب رئيس مجلس الإدارة
  • توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى تدعو لعقدها الإدارة العليا و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
  • مراجعة حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة برئيس مجلس الإدارة و تنظيم رحلات العمل
  • تعليم و توجيه أفراد السكرتارية التنفيذية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
  • كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب لرئيس مجلس الإدارة

السلطات والصلاحيات

  • مدير مكتب رئيس مجلس الإدارة له سلطة مطلقة فى إصدار أوامر الشغل للأشخاص الواقعون تحت نطاقه الإشرافى بما يفيد صالح العمل و له حق توقيع الجزاءات الإدارية عليهم و كذلك حق إصدار المكافآت و الحوافز للمتميزين من أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا (بعد موافقة رئيس مجلس الإدارة)
  • إصدار القرارات المناسبة بما يناسب مسئوليات مدير مكتب رئيس مجلس الإدارة بما يحقق الأهداف المطلوبة و يساعده على إنجاز أعماله فى أحسن صورة
  • إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية الخاصة بالإدارة العليا