الأخبار:
قواعد: الهدايا والضيافة والترفيه

الإدارة العامة للتخطيط والمتابعة

الهدف

تنفيذ أي تكليف صدر لأي جهة ومراجعة تقارير الإدارات ومؤشرات الأداء للشركة ومطابقتها مع الخطة الموضوعة والوقوف على مدى مطابقة تقدم العمل بالتقارير مع المدة المحددة بالجدول الزمني ورفع تقرير دوري بالإنجاز المبكر أو التأخير مع مخاطبة اإدارة المعنية وسؤالها عن الأسباب

المسئولية

  • جمع البنود المُقترحة للمناقشة من الإدارات المذكورة أعلاه قبل ميعاد الاجتماع بيوم واحد أسبوعياً –حال انعقاده بشكل أسبوعي- ووضعها في أجندة اجتماع وتسليم نسخة للسادة المعنيين بالاجتماع، وتجهيز قاعة الاجتماعات بوسائل العرض اللازمة والإشراف على نظافتها وأسس الضيافة بها.
  • تسجيل الأحداث Minutes of Meeting.
  • كتابة محضر الاجتماع
  • عرض المحضر على Chairman، وبعد اكتمال التوقيعات:
    • يتم تسليم صورة من المحضر لكل إدارة مع التوقيع باستلام نسخة من الجميع على إحدى الصور ومن ثمّ حفظها بملف المُتابعة.
    • يتم حفظ أصل المحضر بملف "الاجتماعات".
  • متابعة تنفيذ أي تكليف صدر لأي جهة خلال الاجتماع.
  • الاجتماعات الطارئة: وتكون حسب التوجيهات والمناسبات التي ستدعي لعقدها، أو طلب ألإدارات وموافقة رئيس مجلس الإدارة. وإجرائتها نفس إجراءات الاجتماعات أعلاه.
  • متابعة استلام التقارير الأسبوعية واليومية والموسمية.
  • متابعة المهام التي تم التكليف بها من خلال:
    • المهام التي لم تنتهي من اجتماعات سابقة (أسبوعية- طارئة).
    • المهام التي يتم التكليف بها خلال الاجتماعات.
    • متابعة الإدارات المعنية بتنفيذ التعاميم والقرارات الصادرة والإشراف على ذلك.
    • متابعة جميع المراسلات التي تم إرسال صورة منها "لرئيس التخطيط والمتابعة" والتي تكون مرسلة ممن له حق التكليف بالمتابعة.
    • متابعة أي موضوع يتم التكليف به من قِبل رئيس مجلس الإدارة.
    • التأكد من مطابقة أي خطاب وارد لأسس الجودة (ورق الشركة الرسمي- تاريخ تقديم المستند - اسم الإدارة واسم مديرها وتوقيعه).
    • التأكد من أن جميع الطلبات النظامية والإجراءات تتم وفق النظام المتبع.
    • التنسيق مع السكرتارية بخصوص أي عمل يتطلب مشاركة الإدارات مع بعضها البعض.
    • كتابة المذكرات والتقارير والتخطيط للإجتماعات وإثبات وقائعها، فضلا عن الاجتهاد في مهارات التواصل.