مكتب رئيس مجلس الإدارة

الهدف

تنظيم وإدارة مكتب رئيس مجلس الإدارة ومساعدة رئيس مجلس الإدارة فى الأعمال الروتينية والتأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا.

المسئولية

تحديد و صياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب رئيس مجلس الإدارة بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية
التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية لتحقيق هذه الأهداف بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية
تقديم النصائح و المشورة و الرأى السديد لأفراد السكرتارية التنفيذية و أفراد العمل بمكتب رئيس مجلس الإدارة
المشاركة فى صياغة إجراءات إدارة مكتب الإدارة العليا و السكرتارية التنفيذية للإدارة العليا بالتعاون مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط و توكيد الجودة
إستقبال زوار رئيس مجلس الإدارة و الترحيب بهم سواء داخل أو خارج الشركة
مراجعة و إعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاصة برئيس مجلس الإدارة
مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة رئيس مجلس الإدارة قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير
التأكد من حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب رئيس مجلس الإدارة بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
مراجعة أعمال إستلام البريد و الفاكس الوارد و عرضه على المسئول و فهرسة هذه المستندات
مراجعة أعمال إستلام و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بمكتب رئيس مجلس الإدارة و فهرسة هذه الرسائل
مراجعة أعمال تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب رئيس مجلس الإدارة و فهرسة الفاكسات الصادرة
حضور جميع الإجتماعات و الجلسات التى يكون رئيس مجلس الإدارة طرفاً فيها
مراجعة التحضير للإجتماعات الخاصة رئيس مجلس الإدارة و تنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع
مساعدة رئيس مجلس الإدارة فى جميع أعماله غير المدرجة بناءاً على طلبه الشخصى
مراجعة تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على رئيس مجلس الإدارة و متابعة قرار رئيس مجلس الإدارة بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب رئيس مجلس الإدارة
التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية لمكتب رئيس مجلس الإدارة و أفراد العمل بمكتب رئيس مجلس الإدارة
توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى تدعو لعقدها الإدارة العليا و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
مراجعة حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة برئيس مجلس الإدارة و تنظيم رحلات العمل
تعليم و توجيه أفراد السكرتارية التنفيذية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب لرئيس مجلس الإدارة

السلطات والصلاحيات

مدير مكتب رئيس مجلس الإدارة له سلطة مطلقة فى إصدار أوامر الشغل للأشخاص الواقعون تحت نطاقه الإشرافى بما يفيد صالح العمل و له حق توقيع الجزاءات الإدارية عليهم و كذلك حق إصدار المكافآت و الحوافز للمتميزين من أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا (بعد موافقة رئيس مجلس الإدارة)
إصدار القرارات المناسبة بما يناسب مسئوليات مدير مكتب رئيس مجلس الإدارة بما يحقق الأهداف المطلوبة و يساعده على إنجاز أعماله فى أحسن صورة
إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية الخاصة بالإدارة العليا